행정이 뭘까?

매년마다 연초에 문서철을 만들거나 문서관리대장을 작성하라는 지시가 내려왔을 때 보존기간을 정해야 하는 경우가 있는데, 이때 보존 기간을 어떻게 정하는지 몰라 당황했던 경험들이 누구나 있을 겁니다. 문서보존기간을 법으로 정해져 있음에도 내 문서는 “중요하다”라는 뇌피셜에 입각하여 무조건 보존기간을 늘리는 경우가 있는데 아래 글 참고하시기 바랍니다. 영구 준영구 10년 5년 3년 1년 법에 의하여 작성하다 보니 대통령실이나 중앙부처로 아닌데 우리 기관과 맞지 않다고 생각되는 것들이 많을 겁니다. 잘 읽어보시고 적용하시기 바랍니다.

문서 보관, 문서보존, 문서 이관에 대한 정확한 차이점에 대해 문의하는 경우가 종종 있는데 쉽게 정리하겠습니다. 문서 보관은 사업이 완료되거나 자료 제출 등으로 완결된 당해연도 문서로 보존되기 전까지의 관리를 말합니다. 일반적으로 문서철을 캐비닛에 보관하는 것을 말 합니다. 문서 보존은 보관이 끝난 문서 (당해년도 문서로 캐비닛 등에 보관하고 있는 문서)로 영구, 준영구, 30년, 10년, 5년, 3년, 1년 등 보존기간에 따라 관리하는 것을 말하는데 보존기간은 처리 완결된 년도의 다음해 1월1일부터 계산하게 되는데 일반적으로 2년의 범위 내에서 담당자 캐비닛에 보관하기도 합니다. 문서 이관은 완결된 문서를 서고실(기록관)로 옮기는 것을 말 합니다. 보존문서를 이관할 때에는 보존문서 인계서를 2부 작성하..

문서를 편철할 때 ‘한 해가 이렇게 마무리되는구나’라는 생각이 듭니다. 내 사업이 역사에 기록으로 남기 위해서는 문서 편철이 중요한데 오늘은 문서 편철 방법에 대해 소개하도록 하겠습니다. 대부분 전산 시스템으로 관리하지만 아직도 종이문서를 사용하는 기관을 중점으로 소개하도록 하겠습니다. 일반적으로 1개의 종이 파일은 사업별 편철하는 것이 나중에 문서를 열람할 때나 담당자가 변경 되었을 때도 찾기 쉬울 것 입니다. 문서는 안건별로 정리해야 하는데 안건별로 발생, 과정, 결과가 1개의 안건으로 정리하여야 합니다. 쉽게 말씀드려 상급 기관 또는 협조 요청 부서 자료를 요구하는 경우가 있을 때, 요청 공문과 자료 작성을 위한 과정 그리고 그 결과를 통보하는 문서를 1건의 안건으로 보고 같이 합철해야 합니다. 문..

어떤 문서를 보면 관인(직인)이 없거나 문서 하단 기관장 란에 "관인생략"이라고 적혀있는 문서를 가끔 볼 수 있을 것 입니다. 관인(직인)은 기관장 명의로 문서를 발신하거나 자격증, 영수증 등을 교부할 때 의사표시를 공식적으로 인증 하다는 효력이 있습니다. 관인생략 대상문서를 제외하고는 관인이 날인되지 않은 문서는 문서로써의 흠이 있는 것으로 문서로써의 효력이 없습니다. 문서 작성시 관인이나 서명을 생략하는 경우가 있는데 어떠한 경우에 관인(서명) 생략이 가능한지에 대해 설명드리겠습니다. 우선, 관인을 생략하는 문서는 생략을 표시하지 않아도 되는 문서와 생략 표시를 해야하는 문서로 나누어 집니다. 1. 생략 표시하지 않는 문서 : 관보 또는 신문 등에 실리는 문서 2. 생략 표시를 해야하는 문서 (경미한..