문서 보관, 문서 보존, 문서 이관의 차이점

문서 보관, 문서보존, 문서 이관에 대한 정확한 차이점에 대해 문의하는 경우가

종종 있는데 쉽게 정리하겠습니다.

문서 보관은 사업이 완료되거나 자료 제출 등으로 완결된 당해연도 문서로

보존되기 전까지의 관리를 말합니다. 일반적으로 문서철을 캐비닛에 보관하는 것을

말 합니다.

 

문서 보존은 보관이 끝난 문서 (당해년도 문서로 캐비닛 등에 보관하고 있는 문서)로

영구, 준영구, 30년, 10년, 5년, 3년, 1년 등 보존기간에 따라 관리하는 것을 말하는데

보존기간은 처리 완결된 년도의 다음해 1월1일부터 계산하게 되는데 일반적으로

2년의 범위 내에서 담당자 캐비닛에 보관하기도 합니다.

 

문서 이관은 완결된 문서를 서고실(기록관)로 옮기는 것을 말 합니다.

보존문서를 이관할 때에는 보존문서 인계서를 2부 작성하고 1부는 인계자의 수령 서명을

받아 처리 부서에서 보관라고 1부는 인계된 문서에 첨부하여야 합니다.

 

문서를 이관하게 되면, 이제부터 내 문서가 아닙니다.

문서를 열람하게 될 때는 문서담당자에게 승인을 받고 열람하고

반납할 때에도 확인을 받아야 합니다.