문서편철 방법

 

문서를 편철할 때 ‘한 해가 이렇게 마무리되는구나’라는 생각이 듭니다.

내 사업이 역사에 기록으로 남기 위해서는 문서 편철이 중요한데 오늘은 문서 편철 방법에 대해

소개하도록 하겠습니다.

 

대부분 전산 시스템으로 관리하지만 아직도 종이문서를 사용하는 기관을 중점으로

소개하도록 하겠습니다.

일반적으로 1개의 종이 파일은 사업별 편철하는 것이 나중에 문서를 열람할 때나 담당자가

변경 되었을 때도 찾기 쉬울 것 입니다.

 

문서는 안건별로 정리해야 하는데 안건별로 발생, 과정, 결과가 1개의 안건으로 정리하여야

합니다.

쉽게 말씀드려 상급 기관 또는 협조 요청 부서 자료를 요구하는 경우가 있을 때,

요청 공문과 자료 작성을 위한 과정 그리고 그 결과를 통보하는 문서를 1건의 안건으로

보고 같이 합철해야 합니다.

문서의 편철은 완결 일자 순으로 최근 문서가 상부에 오도록 편철하고 색인목록표를

작성해야 합니다.

여기서 색인목록을 작성할 때 발생, 과정, 결과에 대한 내용을 다 적는 것이 아니라

결과만 작성합니다.

 

일반적으로 1개의 서류 파일은 200매가 일반적으로 200매가 넘는다면 2권으로 편철하시면

나중에 서류의 훼손을 막을 수가 있습니다.