공공성을 띤 기관이나 단체에 근무하게 되면 문서를 작성하는 경우가 많음에도 불구하고 회계업무와 마챦가지로
목소리 큰 사람, 상위 직위로 인하여 "나는 예전에 이렇게 작성했는데...."라는 경험으로 인하여 가끔 틀리게 지시
하는 경우가 많이 발생하게 됩니다.
특히, 내부문서는 우리끼리 작성하고 우리끼리 보니 별문제 없지만 외부로 발송하는 문서는 수신기관에서
그 기관을 판단하는 객관적인(?) 자료로 사용되기도 합니다.
오늘은 다 알고 계시지만 가끔 놓치는 문서작성의 기본에 대하여 작성하겠습니다.
1. 숫자: 아라비아 숫자로 써야 합니다.
2. 연호: 서기 연호를 써여하며 '서기'라고 표시하지 않습니다.
3. 날짜: 숫자로 표시하고 년, 월, 일의 글자를 생략합니다.
(예시: 2020. 3. 13.)
4. 시간: 시,분은 24시간제로 쓰고 시,분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점( : )을 찍습니다.
(예시: 오후 3시 20분(×) → 15:20 )
5. 금액: 금액을 표시할 때는 아라비아 숫자를 쓰고 숫자 다음에 괄호를 하고 한글로 기재합니다.
(예시: 금100,200원(금일십만이백원))
6. 쌍점: 표제 다음에 해당 항목을 들거나 설명을 붙일 때 쓰는 쌍점( : )의 앞은 붙여 쓰고 뒤는 1타
띄어 씁니다.
(예시: 진행자: 홍길동)
7. 문서에서 법령 이름을 인용할 때는 법령 이름을 다른 내용과 구별하기 위해 법령 이름 앞 뒤에
낫표(홀낫표, 「 」)를 붙입니다.
문서 작성에서 가장 중요한 것은 오타, 단어 선택보다는 내용이 간결하고 명확하게 표헌하고 우리가
일반적으로 사용하지 않은 약어나 전문용어 사용을 피하여 읽는 사람이 이해하기 쉽게 작성해야
합니다.
경험을 바탕으로 좋은 문서는 작성한 후 내가 소리내어 읽었을 때, 술술 잘 읽어지는 문서가 대체적으로
잘 작성된 문서일 가능성이 높습니다.